L’annonce a été faite il y a quelques années déjà par SAP, le planning de la fin de la maintenance de la version actuelle est fixé, avec une échéance au 31/12/2027 (Retrouvez l’annonce SAP ici).
Cet article vous détaillera les options possibles d’une utilisation du modèle HCM de SAP. Bien que globalement valable pour toutes les versions, l’explication présente des spécificités propres à HR. Et j’ajoute une surcouche pour prendre en compte les particularités d’un contexte français dont la paie est élue régulièrement la plus complexe au monde par le cabinet Strada/Alight (cocorico ?).
Mais pourquoi ce changement ?
Les systèmes SAP actuels qui tournent sur vos serveurs (connus sous divers noms tels que SAP R/3, SAP ERP 6.0 ou SAP ECC 6.0) sont arrivés au bout de leur cycle de vie. Tout comme un iOS en remplace un autre, un Windows en remplace un autre, une chenille se mue en papillon, SAP a développé une nouvelle ligne de produits afin de se donner de nouvelles capacités d’innovation.
SAP R/3 avait été remplacé par SAP ERP (ou SAP ECC) en 2004 avec SAP ERP 5.0 qui était lui même un système de transition vers SAP ERP 6.0
Rappelez-vous qu’en 2004, on rêvait d’acheter un téléphone à clapet et que ceux-ci servaient … à téléphoner.
SAP S/4HANA est le successeur de SAP ERP. Un changement dans la continuité ; ont été conservés les atouts qui faisaient la force de l’outil, pour mettre l’accent sur la performance et l’expérience utilisateur.
La stratégie de version a changé également ; place aux versions majeures bisannuelles1. Chaque version majeure introduit des fonctionnalités significatives, des améliorations et des innovations. La stratégie de version de SAP S/4HANA est axée sur des mises à jour régulières et prévisibles, permettant aux entreprises de bénéficier des dernières innovations tout en assurant la stabilité et la continuité de leurs opérations.
Qu’est-ce que ça implique concrètement ?
Vos systèmes ne s’arrêteront pas de fonctionner au 01/01/2028 minuit. Le 31/12/2027 est la date à laquelle SAP arrêtera de fournir une maintenance « régulière » de SAP ERP au profit de SAP S/4HANA.
En réalité, la première version de SAP S/4HANA date de 2015 mais beaucoup d’entreprises ont préféré continuer encore un peu sur leur bon vieux SAP ERP. Certainement la faute à la robustesse de ces systèmes. Et puis … on a le temps non ?
Quel scenario après la fin de maintenance ?
La cible
Il y a 3 scenarii :
- la migration vers S/4HANA
- la migration vers Employee Central Payroll
- le changement d’outil
HCM dans S/4HANA (H4S4 de son petit nom) a la particularité d’être le dernier module à avoir été intégré ; il ne faisait pas partie de la feuille de route initiale, SAP enjoignant ses clients à recourir aux services de sa suite Successfactors pour couvrir les besoins RH. Ce n’est que depuis octobre 2022 que HCM est nativement intégré à S/4HANA. Ce module a la même couverture globale que SAP ERP comme illustré dans le schéma ci-dessous :
Conclusion, à quelques très rares exceptions près, tout ce que vous pouviez faire avec HCM dans SAP ERP, vous le retrouverez dans H4S4.
Les 2 premiers scenarii seront détaillés ultérieurement dans des articles dédiés mais voici déjà un tableau récapitulatif (vous aurez compris que je ne m’attarderai pas sur le 3ème scenario)
| HCM for S/4HANA (H4S4) | Sucessfactors (Employee Central Payroll) | |
|---|---|---|
| SaaS2 ou On Premise3 | les deux (disponible On Premise ou en Saas via les offres « RISE with SAP » ou « SAP S/4HANA Cloud Private Edition« ) | SaaS uniquement |
| Gestion administrative | oui | oui |
| Gestion des temps | oui | limité (convient pour des contextes simples) |
| Calcul de la paie | oui | oui |
| Gestion des talents | limité (cf. la diapositive du périmètre ci-dessus ^) | oui (via l’exploitation des modules de Successfactors) |
| Personnalisation via les capacités standards | oui | oui |
| Personnalisation via développements spécifiques | oui | oui (des limitations s’appliquent) |
La route
Les 2 scenarii peuvent être déclinés eux-mêmes en 2 selon la méthode choisie :
- greenfield, vous partez d’un système vierge déjà construit à la bonne version et vous le reconfigurez pour coller à vos besoins.
- Avantages
- Vous ne reprenez que ce dont vous avez réellement besoin
- Vous configurez avec les bonnes pratiques du moment
- Vous êtes confrontés à moins de « dette technique »
- Inconvénients
- Vous devez réaliser un nouveau projet d’implémentation donc possiblement un projet plus long
- La reprise de données devient plus lourde puisque par définition il n’y a pas d’historique présent dans le nouveau système
- Avantages
- brownfield, vous partez du système existant et vous appliquez l’upgrade
- Avantages
- Vous conservez votre existant donc possiblement un projet plus court
- Vous capitalisez sur tout ce qui a été développé sur votre SAP ERP
- Pas de reprise de données à gérer, elles étaient là avant, elles seront toujours là après
- Inconvénients
- Une dette technique existante
- Si l’implémentation initiale ne respectait pas les bonnes pratiques, vous devrez continuez à cohabiter avec les défauts constatés
- Avantages
HRisingIT peut vous aider dans la compréhension des cibles à atteindre (S/4HANA ou Employee Central Payroll) et de la méthode pour y parvenir (Greenfield ou Brownfield) par des actions d’accompagnement (jetez un oeil à notre page Accompagnement)
2027, on a encore le temps non ?
« 2027, c’est loin, on a encore un peu de temps ». « SAP va repousser, c’est sûr ». « Laissons les autres essuyer les plâtres », … Un slogan d’un site de pari en ligne est « Quand on est joueur, on joue« , il peut s’appliquer à ces pensées.
Le report de la fin de maintenance ? SAP l’a déjà fait pour intégrer la brique HCM à SAP S/4HANA. Initialement fixée à 2025, la fin de la maintenance a déjà été repoussée à 2027.
« On a le temps » ? Plus le temps passe moins cet argument tient. Et attention au goulot d’étranglement à l’approche de la date fatidique pour obtenir les ressources nécessaires pour la réalisation du scenario que vous aurez choisi. Vous aurez très probablement besoin de ressources externes de sociétés de conseil comme HRisingIT que ce soit pour un projet de migration de votre SAP (jetez un oeil à notre page Projets) ou même si vous décidiez de changer d’outil (mais ça serait un triste choix).
L’essuyage de plâtres par les autres ? C’est déjà fait, les retours d’expérience sont connus et les process sont rôdés. SAP a déjà révisé son code pour qu’il soit compatible après l’upgrade, il n’y aura pas de surprise sur le standard. En réalité, il n’y a plus vraiment d’inconnues dans une migration vers S/4HANA. Hormis bien sûr si « Laurent l’informaticien », le créatif de votre IT, hyper balèze certes mais qui a tordu le code de votre SAP sans documentation … et qu’il n’est plus dans vos effectifs ou qu’il a oublié (mais même ça, on arrivera à le gérer).
« Patienter », ce qui était pour beaucoup un gage de prudence et de sécurité, est devenu aujourd’hui une option risquée.
HRisingIT vous aidera dans chaque étape de votre projet que soit une migration vers S/4HANA ou un déploiement de Employee Central Payroll (jetez un oeil à notre page Projets).
On m’a parlé de d’extension de maintenance ?
Commençons par quelques définitions. Il existe 3 types de maintenance désignés par les terme suivants :
- Mainstream maintenance, c’est la maintenance standard qui est incluse dans le paiement des licences. C’est elle qui prend fin au 31/12/2027.
- Extended maintenance, elle prend la suite de la mainstream maintenance sur demande express du client et contre rétribution d’un coût additionnel (qui s’ajoute au coût de licences habituel).
- Customer-Specific Maintenance, elle prend la suite de l’Extended maintenance ou s’active par défaut à la fin de la Mainstream maintenance si le client n’a pas opté pour l’Extended maintenance
Pour schématiser :
| Mainstream maintenance | Extended maintenance | Customer-specific maintenance | |
|---|---|---|---|
| Optionnel ? | Non | Oui | Non |
| Date de fin maximum ? | 31/12/2027 | 31/12/2030 | Aucune |
| Couverture ? | Maintenance standard Inclus _ Legal changes _ Support packages _ Résolution via les incidents OSS _ Support global _ Dans certains cas, des SLA s’appliquent (SAP Enterprise Support) | semblable à Mainstream maintenance | Idem Mainstream maintenance SAUF _ Pas de support package _ Pas de couverture des évolutions légales _ Peu ou pas d’évolution technologique _ La résolution des incidents est spécifiques au client ce qui induit une facturation du temps des problèmes encore non connus par SAP _ les SLA ne s’appliquent plus |
| Coût ? | Coût standard | Coût standard + coût additionnel | Coût Standard |
Dans tous les cas (Mainstream maintenance, Extended Maintenance, Customer-Specific Maintenance), HRisingIT peut prendre en charge la maintenance logicielle de vos systèmes SAP HCM (jetez un oeil à notre page Run).
2025, l’échéance inattendue
On se focalise souvent sur la date du 31/12/2027 mais une échéance plus discrète et surtout plus précoce : 31/12/2025.
En effet, la date du 31/12/2027 est valable si vos systèmes SAP et votre module HCM sont en SAP ERP 6.0 à un niveau d’EhP4 supérieur ou égal à l’EhP 6. Ce qui exclue donc les EhP 0 à 5 et les Compatibility Pack, dans cette configuration, la fin de la mainstream maintenance est anticipée au 31/12/2025.
Aïe, c’est un peu juste pour envisager un projet avant la fin de l’année. La seule option valable qui s’offre à vous est un upgrade du niveau d’EhP pour atteindre le niveau EhP 8 et vous donner quelques mois supplémentaires qui vous permettront de vous mettre en ordre de marche.
Pour connaitre votre niveau d’EhP, consultez la procédure de cet article du blog de la communauté SAP -> How can you find your release and enhancement package level?
Mais quel scenario choisir ?
Vaste question à laquelle il n’existe pas de réponse unique. Cela va dépendre de différents paramètres :
- L’affinité au SaaS de votre société
- Le besoin de votre société de s’ouvrir à la gestion des talents
- Le niveau de personnalisation de votre SAP ERP
- Le niveau de conformité de votre SAP ERP aux bonnes pratiques actuelles
- L’utilisation d’autres modules SAP (ex: MM, SD, FI, CO, …) sur des systèmes que vous posséderiez déjà
- le temps dont vous disposez
- … et le budget associé
HRisingIT peut vous aider à déterminer la cible à atteindre (S/4HANA ou Employee Central Payroll) et de la méthode pour y parvenir (Greenfield ou Brownfield) par des actions d’accompagnement (jetez un oeil à notre page Accompagnement)
A retenir
La fin de la maintenance pour la version actuelle de SAP est fixée au 31 décembre 2025 pour un EHP inférieur à 6 ou en Compatibility Pack.
SAP S/4HANA est le successeur de SAP ERP. Il conserve les atouts de SAP ERP tout en mettant l’accent sur la performance et l’expérience utilisateur. S/4HANA bénéficie également de mises à jour régulières et prévisibles, permettant aux entreprises de rester à jour avec les dernières innovations.
À partir du 31 décembre 2027, SAP cessera de fournir une maintenance régulière pour SAP ERP, encourageant ainsi la transition vers SAP S/4HANA. Cependant, les systèmes SAP ERP continueront de fonctionner après cette date.
Il existe trois scénarios principaux :
La migration vers S/4HANA.
La migration vers Employee Central Payroll.
Le changement d’outil.
Vous aurez le choix entre Greenfield et Brownfield.
Greenfield : Vous partez d’un système vierge déjà construit à la bonne version et le reconfigurez selon vos besoins. Cela permet de ne reprendre que ce qui est nécessaire et de suivre les bonnes pratiques actuelles, mais cela peut entraîner un projet plus long et une reprise de données plus lourde.
Brownfield : Vous partez du système existant et appliquez une mise à jour. Cela permet de conserver l’existant et de capitaliser sur ce qui a déjà été développé, mais cela peut entraîner une dette technique et des défauts persistants.
Attendre pourrait entraîner un goulot d’étranglement à l’approche de la date limite, rendant difficile l’obtention des ressources nécessaires pour la migration. De plus, les retours d’expérience sont déjà connus et les processus sont bien établis, réduisant ainsi les risques de surprises.
SAP propose trois types de maintenance :
Mainstream Maintenance : Maintenance standard incluse dans le paiement des licences, prenant fin le 31/12/2027.
Extended Maintenance : Prolongation de la maintenance standard sur demande expresse du client et contre un coût additionnel, disponible jusqu’au 31/12/2030.
Customer-Specific Maintenance : Maintenance spécifique au client, prenant la suite de l’Extended Maintenance ou s’activant par défaut à la fin de la Mainstream Maintenance si le client n’a pas opté pour l’Extended Maintenance.
HRisingIT peut vous aider à comprendre les cibles à atteindre (S/4HANA ou Employee Central Payroll) et la méthode pour y parvenir (Greenfield ou Brownfield) par des actions d’accompagnement. HRisingIT peut également prendre en charge la maintenance logicielle de vos systèmes SAP HCM.
- La stratégie de release a été modifiée en 2022 : https://news.sap.com/2022/09/new-sap-s4hana-release-maintenance-strategy/ ↩︎
- SaaS (Software as a Service) : système soumis à abonnement, dont l’hébergement est assuré par le fournisseur de la solution ↩︎
- On Premise : système généralement acheté, dont l’hébergement est assuré par le client lui-même ↩︎
- EhP : Enhancement Package ↩︎